La Robotic Process Automation (RPA) non è altro che l’automazione dei processi tramite l’utilizzo di specifici software robot che riescono a svolgere in maniera automatica le principali attività ripetitive simulando il comportamento umano ed interagendo con gli altri applicativi informatici proprio come farebbe l’uomo.
Ad oggi l’RPA è uno degli argomenti più discussi tra le aziende che intendono puntare sulla Digital Transformation ed è utilizzata per rendere più efficienti le strutture organizzative delle imprese.
Fin a pochi anni fa nessuno aveva idea di cosa fosse l’RPA, ma nell’ultimo anno la Robotic Process Automation ha conosciuto un vero e proprio boom, conquistando un pubblico sempre più ampio.
Lo stesso settore finanziario ha usufruito dei vantaggi di questo nuovo approccio tecnologico per abbattere gli oneri legati al back office. Vediamo quindi cosa significa Robotic Process Automation, quali benefici comporta e in quali ambiti trova maggiore uso.
Che cos’è la Robotic Process Automation
La Robotic Process Automation è la disciplina che studia l’automazione robotica dei processi e fa riferimento a tutte le applicazioni dei software robot che sostituiscono l’uomo nelle incombenze manuali e in quelle legate ad attività ripetute con frequenza.
L’RPA si avvale dell’uso di programmi e software intelligenti, capaci di eseguire automaticamente i diversi compiti come farebbero gli esseri umani. Insomma, la Robotic Process Automation non fa altro che andare a sostituire l’uomo, soprattutto per quei task che generalmente hanno poco valore aggiunto.
Già in passato si è lavorato sull’automazione dei processi, ma in quel caso ci si basava sull’integrazione di sistemi attraverso API (Application Programming Interface) oppure tramite linguaggi di script.
Invece con l’RPA l’automazione fa notevoli passi avanti poiché riesce a gestire anche dati non strutturati (e-mail, scannerizzazioni, video…) ed è in grado di sfruttare tecnologie tipiche dell’AI per adattarsi ai cambiamenti dell’ambiente operativo.
Infatti, dal punto di vista tecnico, la Robotic Process Automation “guarda” l’addetto alla GUI (Graphical User Interface) mentre si occupa di particolari mansioni ed impara poi a replicare fedelmente questi task in autonomia.
Come funziona la Robotic Process Automation
I sistemi RPA non sono tutti uguali ed attualmente si possono individuare due tecnologie principali che si distinguono per la modalità con la quale viene implementata l’automazione.
Nello specifico abbiamo la Robotic Process Automation presidiata (Attended RPA) e la Robotic Process Automation non presidiata (Unattended RPA). Ecco in cosa si differenziano.
Robotic Process Automation presidiata
Con l’RPA presidiata i robot automatizzano le interazioni con le applicazioni desktop degli operatori umani eseguendole dentro ciascun ambiente desktop del singolo operatore, lavorando al suo fianco.
Il vantaggio più evidente di un’esecuzione RPA di tale genere è che la persona ha il pieno controllo ed ha la possibilità di decidere quando usare l’automazione e quando non farlo. Insomma, il software robot entra in funzione solo secondo gli input ricevuti.
Ciò significa che l’operatore può accorgersi se le automazioni traggono benefici da eventuali modifiche e può intervenire in caso di difficoltà.
Robotic Process Automation non presidiata
Nell’RPA non presidiata i robot agiscono su macchina virtuale o su un server separato, automatizzando le interazioni da dietro le quinte, cioè eseguendo il loro compito soltanto se e quando attivati da altri sistemi software.
La caratteristica principale dell’esecuzione totalmente automatica è che non sono richiesti interventi umani, andando a snellire il lavoro degli operatori. Al tempo stesso il controllo e monitoraggio dei dati è più facile e agevole.
Di solito le operazioni interamente automatizzate riguardano per lo più attività di routine per le quali non è necessario prendere decisioni.
Perché affidarsi alla Robotic Process Automation
L’impiego dei software RPA ha portato enormi benefici per le imprese che ne fanno uso. Basti pensare che tali programmi automatici non hanno bisogno di riposare e possono restare in funzione 24 ore al giorno per 7 giorni alla settimana, senza mai perdere la concentrazione, come invece succede per gli esseri umani.
Non a caso sembra che con l’RPA si possano ottenere riduzioni del 60-70% dei costi di manodopera all’interno dei processi aziendali, con margini di errore al di sotto dello 0,5%.
Andando però più a fondo, i reali vantaggi offerti dai sistemi RPA sono molto più ampi:
- Attraverso l’implementazione della Robotic Process Automation c’è un evidente contenimento del tasso di errore nei processi di back office. Al contempo, si ottiene una maggiore rapidità delle attività in quanto un robot è 15 volte più veloce di un essere umano;
- Con la tecnologia RPA è possibile raccogliere dati contenuti in altre applicazioni automatizzando i processi verso le interfacce utente esistenti. Siamo quindi di fronte a soluzioni non invasive che non hanno bisogno di creare API o script di programmazione;
- Molto spesso i progetti di integrazione IT tendono a diventare lunghi e dispendiosi. Al contrario, un progetto RPA può essere lanciato ed implementato con molta più velocità e con un minimo intervento degli addetti IT perché non sono necessarie integrazioni tra sistemi;
- L’RPA viene principalmente impiegata nel settore dei servizi finanziari, ma negli ultimi anni si è estesa anche ad altri campi come le telecomunicazioni, energia, risorse umane e molto altro ancora;
- La Robotic Process Automation si rivela essere estremamente versatile e può essere combinata con altri contesti della Digital Transformation. Non a caso la si può affiancare ad altre piattaforme come quelle di BPM (Business Process Management) o di Document Management.
Tali caratteristiche rendono l’RPA un ottimo strumento per operare interventi di efficientamento aziendale che i classici progetti di automazione non possono soddisfare in pieno.
Si tratta dunque di un approccio vincente che consente di avere soluzioni rapide volte all’esecuzione automatizzata di processi complessi.
L’impatto della Robotic Process Automation sul mondo del lavoro
È abbastanza chiaro come l’RPA abbia avuto una certa influenza sulle modalità con cui le società impiegheranno in futuro una risorsa di questo tipo.
La Robotic Process Automation, infatti, sta producendo sulla forza lavoro un effetto molto simile a quello che si è avuto con le catene di montaggio robotizzate nelle fabbriche di tutto il mondo e di conseguenza si dovranno impostare dei piani di reskill, cioè di riqualificazione.
Nei prossimi anni il grado di qualificazione chiesto ai “colletti bianchi” sarà di gran lunga superiore in quanto tutte le attività di carattere abitudinario saranno eseguite da robot.
Gli stessi back office subiranno importanti cambiamenti strutturali, con una riduzione significativa delle risorse, spostate verso il reparto commerciale e analisi dati.
Appare allora ancor più lampante come nel breve periodo avremo bisogno di interventi di riqualificazione del personale che sarà meno oberato di incombenze ripetitive e a lungo termine sarà necessario un profondo mutamento nella formazione aziendale e scolastica.
In parole povere, saranno richiesti skill e abilità sempre più elevati e le persone con scarse competenze avranno maggiori problemi nell’inserirsi nel mondo del lavoro.
Questo però è un trend iniziato già qualche anno fa e con buona probabilità nasceranno nuove figure professionali legate all’RPA, considerando che ci sarà bisogno di una precisa e continuativa manutenzione dei processi operativi automatizzati.
Esempi e ambiti d’utilizzo della Robotic Process Automation
I settori di applicazione della RPA sono tanti e non riguardano soltanto il back office poiché molte funzionalità della robotica vanno a combinarsi con alcune nuove tecnologie dei sistemi cognitivi che permettono di espandere l’automazione a task più complessi delle semplici attività ripetitive, tipiche appunto del back office.
Andiamo a conoscere i campi nei quali attualmente l’RPA trova ampio spazio:
- Finanza: in tale ambito molte delle attività appaiono piuttosto ridondanti e dunque l’impiego della Robotic Process Automation è la scelta perfetta. Grazie alla RPA si può automatizzare l’elaborazione delle fatture, abbinandole poi alle bolle d’acquisto oppure è possibile automatizzare la corrispondenza degli ordini, segnalando errori e sottoponendoli a revisione;
- Risorse umane: i processi finalizzati all’assunzione del personale si basano su molte attività ripetute che possono essere automatizzate con l’RPA. Per esempio, un software RPA può individuare i candidati 24 ore al giorno con massima precisione ed analizzando i curricula. Inoltre, riesce a gestire le pratiche che l’azienda deve svolgere per finalizzare l’assunzione;
- Customer care: oggi i clienti pretendono tutto e subito e con i software robot si avrà l’opportunità di rispondere alle varie esigenze in tempi rapidi, così da rendere l’assistenza al cliente più efficiente. Le cosiddette chatbot (software che simulano le conversazioni umane) sono un classico esempio di RPA e sono molto utili alle imprese per risparmiare soldi e tempo.
Quelli appena citati sono forse i settori di maggiore utilizzo delle tecnologie RPA, ma sono tantissime ormai le società impegnate in altri campi economici che vi hanno aderito. Ad esempio, nel 2018 l’azienda energetica Snam ha varato diversi progetti pilota di RPA.
A seguito di risultati incoraggianti, si è deciso di continuare su questo percorso, implementando l’automazione intelligente del back office. Ai software robot viene lasciata l’esecuzione su sistemi IT di attività a minor impatto.
Anche il marchio dell’arredamento Poltrona Frau ha pensato di automatizzare i processi contabili di accoppiamento tra fatture e ordini. Il robot confronta i dati della fattura con le informazioni contabili disponibili e restituisce poi un range di risultati indispensabili per archiviare il documento.
Infine, si può ricordare il caso di Generali Italia che nel 2018 ha iniziato ad utilizzare sistemi robotici per smistare la posta, assistere gli agenti e gestire la chatbot del servizio clienti.
Per le aziende di assicurazioni la RPA diventa di vitale importanza per migliorare la qualità del servizio e liberare risorse da indirizzare verso altre mansioni di maggior valore.
A tal proposito, da qualche anno è stato automatizzato un processo come la gestione delle disdette in quanto sono operazioni che si fondano su una sequenza di azioni standardizzate e ripetitive.